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  • Sandrine FEARING

Slow organisation : faire mieux avec moins

Nous sommes tous dans le même situation actuellement : rester chez nous (ou presque, et j'en profite pour remercier tous ceux qui contribuent à nous faire sortir de cette pandémie - médecins, infirmières, soignants, et tous ceux qui dans nos villes s'activent au bon fonctionnement du quotidien (livreurs, routiers, éboueurs, caissières et commerçants). Le Covid-19 nous oblige à la prudence, au confinement, mais pas à l'inactivité !

De même qu'il y a eu un avant, qu'il y a un pendant, il va y avoir un après. Et c'est ça qu'il faut viser maintenant pour rester productif et favoriser une relance de nos activités plus rapidement.


La communication est un des atouts essentiels, et on s'en aperçoit davantage en période de crise, où le besoin de rester en contact avec les siens, avec ses amis, avec le monde est essentiel, nécessaire.


Aussi, anticipons maintenant et concentrons nous sur les "petites" choses que nous ne faisons pas ou mal le reste du temps.


Vous souhaitez améliorer la visibilité de votre business ?

Vous avez le projet de vous lancer dans une nouvelle activité ?

Vous pensez qu'après cette crise, l'émergence de nouveaux besoins, de nouvelles façons de s'organiser vont pointer le bout du nez dans beaucoup de domaines (culturelle, éducation, entreprise, formation, commerce, ...) et qu'il faudra proposer des solutions innovantes et communiquer ?


C'est le moment de faire le point et de le faire bien, sereinement pour gagner en efficacité après !


AVANT LE COVID-19

Des journées trop chargées, un rythme sans pause ou presque.

Une cadence d'enfer, un emploi du temps rivé sur la montre, une organisation linéaire sans faille. S'obliger à une motivation constante ... Comme si l'organisme pouvait garder ce rythme, foncer à 100 à l'heure sans pause ou très peu, 365 jours par an. Ça où aller dans le mur à un moment ou un autre parait assuré ...


PENDANT LE COVID-19

On prend le temps de réfléchir, de se concentrer sur les vraies priorités de s'organiser et de s'activer sereinement.

La Slow Organisation, c'est alléger son planning pour laisser de la place à l'essentiel. On abandonne les "To Do" liste à rallonge (exit la frustration de ne pas y arriver dans les temps ) et on apprend à gérer son temps de façon plus minimaliste : on y gagne en efficacité et en sérénité.


SLOW ORGANISATION : PHASE 1 ANALYSE

Adopter la slow organisation c'est se poser des questions simples et se recentrer pour gagner du temps :

- Quel est l'indispensable dans son planning ?

- Y-a-t-il des choses que nous mettons de côté mais qui mériteraient que nous prennions un peu de temps ?

- Y-a-t-il des choses auxquelles nous devons renoncer pour aller de l'avant ?


SLOW ORGANISATION : PHASE 2 ON APPRIVOISE SON RYTHME

On apprivoise son rythme et on se donne le droit de ne pas être productif tout le temps, sans culpabiliser. On peut être hyper motivé et productif pendant 3 jours d'affilé non stop et ressentir le besoin ensuite de faire une pause. Mais n'oublions pas que notre rythme personnel s'est investi pendant ces trois jours à travailler comme pour 5 jours !


Vous avez certainement ressenti cela bien des fois : il y a des jours où on abat des montagnes et d'autres où on brasse de l'air. Lorsque l'on brasse de l'air profitons en pour prendre du temps pour soi.


SLOW ORGANISATION : PHASE 3 FAIRE MOINS MAIS MIEUX

Travailler dans l'urgence, la précipitation : la recette idéal pour faire des bourdes et parfois des grosses.

On prend le temps de faire un break, on décortique le travail en sous-tâches (une grosse tâche est l'addition de plusieurs petites tâches).

Le sentiment d'avancer bien organisé se renforce et allège la frustration, lève les blocages.

"Travaille moins, mais travaille mieux", "Fais moins de tâches, mais fait les mieux", c'est le nouveau leitmotiv.


DES IDÉES A METTRE EN PRATIQUE

Améliorer ses données de base Google analytics pour améliorer son site Web.

Bien ou mieux gérer sa page Facebook et mieux communiquer.

Bien choisir son agence de communication, son agence Web, ...

Améliorer, renforcer son identité visuelle.

Se former, ou préparer un planning de formation(s) utile(s) qui vous aidera à monter en compétences (utilisez vos heures/CPF) !

Établir ses propres process pour bien faire fonctionner son business (avec Meistertask par exemple).

Faire le point sur ses méthodes pour trouver des clients.

(Re)définir ses cibles ou personnas.

Étudier la faisabilité de son projet, pour ceux qui veulent se lancer dans une nouvelle activité.

Réfléchir à de nouvelles méthodes de management et/ou d'organisation.


APRES LE COVID-19

On garde de bonnes habitudes, on se renouvelle, on entreprend l'avenir avec de nouvelles armes.


Si on est manager,

on manage par le sens et non par les objectifs, pour améliorer les conditions de travail, créer une cohésion plus forte au sein des équipes, réduire les facteurs de stress, améliorer les relations hiérarchiques et gagner en productivité !

En clair, on responsabilise, on fait confiance, on lâche la bride.


Si on est auto-entrepreneur, start-up,

on priorise ses objectifs en fonction de ses moyens et des objectifs, (qu'est-ce qui est le plus urgent, le plus important ?). Si vous vous sentez trop chargé, dites non et apprenez à alléger vos journées (par exemple si vous avez trop de rdv dans la même journée, priorisez et décalez les rdv les moins importants).

On planifie ses tâches, sur une semaine/un mois/l'année.

Prenez le temps, 10/15 minutes les matins pour faire le point sur LA journée à venir. Cela permet d'évacuer et d'éclaircir le non important, moins urgent ... Pour ceux qui "vivent" de rdv clients, pensez aux sites comme Planyo, clic RDV, Simplybook.me


On gère sa clientèle en le prévenant du temps dont on dispose et de l'espace temps réalisation/création/livraison. Avant un rdv ou un point téléphone, on liste les points à ne pas oublier d'aborder et on est préparé.


On se réserve des plages de temps pour ne pas être débordé ou perturbé par nos appels, nos mails, ... on respecte son rythme (vous êtes du matin, commencez tôt, ...).


Et n'oubliez pas de penser à vous ! Se vider la tête réduis le stress et vous permet au final d'être plus efficace et productif :).


Si vous êtes employés,

Détoxifiez votre temps et décélérez !

Petit rappel : la décélération n'est pas synonyme de lenteur ou ne rien faire !!

C'est réintroduire de la lenteur là où il n'y en à plus avec les objectifs de créer de nouveaux rythme (réactivité/décélération) pour ne pas s'épuiser, et faire barrage à ce qui empoisonne notre temps (appels/sms/emails, ...) pour rester concentré et efficace.


COVID-19 : APPRENDRE

Ces dernières semaines nous aident à prendre conscience que des évolutions sont à envisager avec un œil neuf, aguerrit par cette expérience inédite.

Les entreprises, en particulier les grandes entreprises, souffrent d'une force d'inertie et sont souvent paralysées par la peur de toucher à leur façon de fonctionner. Prendre le temps de revoir nos méthodes et de trouver de nouvelles solutions nous aidera à surmonter la crise et à anticiper l'avenir.





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